Hoe een financiële afdeling hun maandafsluiting van 12 werkdagen terugbracht naar 4 werkdagen, en fouten elimineerde.
Illustratieve voorbeeldcase. De cijfers zijn representatieve voorbeelden, geen gegevens van een specifieke klant.
Een organisatie met uitgebreide administratie. Elke maand dezelfde dans: overuren bij Finance, fouten in rapportages, stakeholders wachten op de numbers.
De realiteit: Maandafsluiting duurde altijd 12 werkdagen. Niet omdat het complex is, het was gewoon inefficiënt.
De kosten: 3 FTE's werken extra uren. Rapportagefouten nemen toe. Beslissers moeten wachten op financiële informatie.
Wat klopt er niet?
Finance haalde gegevens uit 6 verschillende bronnen. ERP, HR-systeem, projectmanagementsysteem, enzovoort. Allemaal handmatig.
Geen bronkoppeling. Alles werd in Excel overgezet. Veel fouten, veel tijd verloren met reconciliaties.
Elke regiomanager voerde zijn data anders in. Geen duidelijke checklist. Veel heen-en-weer vragen.
Niemand wist waar het proces vast liep. Geen status, geen transparantie tot aan de finish line.
We hebben niet alles opnieuw gebouwd. We hebben geslimmed.
Stap 1: Datakoppeling. Automatische feeds van ERP naar Finance-template. Geen handmatige transcriptie meer.
Stap 2: Template en checklist. Één standaardformat. Duidelijk wie wat ophaalt. Geen vrijheid om het anders te doen.
Stap 3: Digitale workflow. Stap-voor-stap proces. Iedereen ziet waar het staat. Geen e-mailchaos.
Stap 4: Reconciliatie vooraf. Niet achteraf reparaties, maar vooraf controleren dat de data klopt.
Dit was geen eenmalig project. Dit is nu het standaardproces.
De afsluiting gebeurt nu structureel in 4 werkdagen. Fouten worden nu zichtbaar door de automatische validaties, niet half mei als het al te laat is. Finance kan haar energies steken in analyse en adviezen in plaats van administratieve rompslomp.
Bonus: Omdat het process nu helder is, kunnen de regiomanagers het ook zelf sneller en beter doen. Minder afhankelijkheid van Finance.
Maandsluitingen, inkoopprocessen, onboarding, overal dezelfde problemen. Laten we je knelpunt aanpakken.
Plan een gesprek →